跨部門溝通卡住怎麼辦？先把權力、責任、利益說清楚
明明同階級卻叫不動人？跨部門協作推不動，問題常常不是溝通技巧，是權責從沒說清楚。
明明大家同階級，為什麼總是叫不動人、進度推不動？
跨部門溝通會卡住，多半是因為權力、責任、利益從一開始就沒有說清楚。
你可能已經很客氣的提醒了，開過會、寄過信、追過進度。
甚至想著大家都是同事，關係不要弄太僵，所以很多話都不好意思講太直接。
結果事情還是卡住。
結果期限快到了，別人該做的東西還沒交，你只好自己補；流程沒跑完，你只好一直追。
最後責任沒說清楚，出了問題又變成你要收拾，只能自己加班收尾。
當權責不清楚，協作就會變成情緒消耗。
當利益沒有共識，推進就會變成你一個人在用力。
當時間表沒有鎖定，進度就很容易變成大家口頭上都同意，但實際上沒有人真正行動。
所以跨部門協作的溝通要能順暢，我覺得可以先從這三件事來分析。
這件事，最後到底誰要負責？先把權責說清楚
在職場上，推動事情的關鍵不一定是職位高低，而是這件事最後由誰承擔結果。
很多人會卡在一個想法：
「我們是同階級的，我憑什麼叫他做事 / 聽他命令？」
但跨部門協作本來就不是在叫誰聽誰的話。
更重要的是：
這個任務的目標是什麼？
誰要對最後結果負責？
哪些人需要配合？
每個人要交付什麼？
如果這件事最後是你要負責，你就不能只用提醒的方式推進。
你需要把目標、分工、時間表講清楚。
不是要你強勢命令對方，而是讓所有人知道，這件事接下來要怎麼推進，誰要在什麼時間以前完成什麼。
很多協作混亂，就是因為一開始大家以為有共識，其實每個人理解的版本都不一樣。
例如我曾聽過某企業開發新品，跨部門會議上看起來大家都點頭了。
結果行銷以為工程已經開始做網頁支援，工程在等業務確認最終規格，業務以為整個專案是行銷在主導。
到了上線前夕才發現，每個部門都在等對方先動，配套完全沒到位，只能緊急喊卡。
問題出在哪？
會議上沒有指定專案負責人，也沒有列出時程節點和交付項目。
每個人都只能憑自己的理解行動。
所以不要只說：
「麻煩你這週幫我處理一下。」
你可以說得更清楚：
「這個專案週五要送出，今天需要你先提供 A 資料，明天下午我會整合成第一版，週四我們一起確認最後內容。」
當你把事情講到這個程度，對方才知道你要的不是配合一下，而是明確交付。
專案推不動？看懂卡關背後，是哪一種權責失衡
有時候跨部門推不動，是他的角色設計讓他沒有動力。
常見的狀況有幾種：
- 有責任，卻沒有權力。
你要他配合進度，但他其實沒有辦法調動資源，也沒有權限決定優先順序。
他可能知道你很急，但他也卡在自己的主管、流程或其他專案裡。
這時候你一直催他，效果通常有限。
你真正要談的，是他需要什麼資源，才能完成這件事。
- 有權力，但不用承擔結果。
例如某些流程審核、核准、簽辦單位，大家都要等他點頭，但最後績效或客戶壓力不在他身上。
這時候他當然不一定會急。
因為這件事對你很重要，對他只是工作清單裡的一項。
這時候你要做的，不是情緒化地抱怨他卡流程，而是把影響說清楚。
「如果這份資料今天無法確認，週五的客戶提案會延後，後面業務端的時程也會受到影響。」
讓對方知道，這不是你個人的麻煩，而是整體工作結果會受到影響。
- 利益沒有共識
你希望對方多做一點，但這件事對他的績效沒有幫助，甚至還會增加他的工作量。
這時候對方消極，其實也不難理解。
有一個關於電商公司在雙 11 檔期的案例。
當時行銷部為了衝流量，希望活動頁面一直更新；但技術部為了系統穩定，要求提早封版。
兩邊都在守自己的 KPI，兩邊都沒有錯。
但因為沒有人定出「當兩個 KPI 打架時，以哪個為準」，會議就變成互推責任，專案一路延後，最後錯過最好的銷售期。
所以跨部門協作最重要的，不是一直要求別人有團隊精神。
團隊精神很重要，但光靠這四個字，只會變成心靈雞湯，通常推不動事情。
你要讓對方知道：
✔️他為什麼需要參與？
✔️這件事跟他的目標有什麼關係？
✔️他的投入會帶來什麼價值？
✔️如果他不參與，會造成什麼影響？
有時候協作要處理的不是人的問題，而是流程與權責設計的問題。
用 ART 模型，把目標、資源、時間表理清楚
跨部門協作最怕的，就是花了很久的時間把會議開完，大家都覺得好像有講到，但最後沒有人知道下一步到底要做什麼。
所以我很建議在溝通最後，用 ART 模型把事情整理一下。
A，Aim，目標是什麼？
R，Resource，需要哪些資源？
T，Time table，時間表怎麼排？
例如你可以這樣說：
「我們這次的目標，是在週五前完成客戶提案。」
「目前需要產品部提供規格資料，設計部協助兩張圖，業務端確認客戶需求。」
「產品部週二中午前給資料，設計部週三下班前給圖，我會在週四上午整合第一版，週五送出。」
這樣講完，還要做一件很重要的事：文字確認，這可以讓大家的理解一致。
你可以在會後補一封訊息：
「今天會議確認事項如下……」
把目標、分工、時間、下一步寫清楚。
很多日後的誤會，都是因為當下大家以為自己聽懂了，但其實每個人腦中的版本都不一樣。
文字確認，是保護自己，也是保護團隊。
所以，跨部門協作推不動時，不要急著怪自己不夠會溝通或是責怪別人不配合
職場裡很多內耗，來自於大家都在用情緒推進事情，卻沒有把真正需要談的東西攤開來講。
職場溝通的核心目標就是要解決問題與產生結果，因此跨部門協作真正要做的，是把「模糊變清楚」。
把責任講清楚。
把資源講清楚。
把時間講清楚。
把下一步講清楚。
如此才能有效的讓協調與合作更順利。
跨部門溝通常見問題 FAQ
Q1：跨部門溝通推不動怎麼辦？
先確認三件事有沒有說清楚：這件事最後誰要對結果負責、每個人要交付什麼、時間表怎麼排。多數協作卡關來自權責與時程模糊，大家以為有共識，實際上每個人理解的版本都不一樣。把目標、分工、交付時間講到具體，會後再用文字確認一次，事情才推得動。
Q2：權責不清怎麼辦？
先判斷卡關屬於哪一種失衡：對方有責任卻沒有權力調動資源、對方有權力但不用承擔結果，或是這件事跟他的利益沒有共識。三種狀況要談的東西不同：缺權力的要談資源，不擔結果的要把影響說清楚，利益沒共識的要讓他看見參與的價值和不參與的後果。
Q3：ART 模型是什麼？
ART 是跨部門溝通收尾時可以使用的整理架構。A 是 Aim，目標是什麼；R 是 Resource，需要哪些資源；T 是 Time table，時間表怎麼排。講完之後，會後再補一封文字訊息，把目標、分工、時間與下一步寫清楚，確保所有人的理解一致。
Q4：大家都是同階級，我憑什麼要求別人配合？
推動事情的關鍵不一定是職位高低，而是這件事最後由誰承擔結果。如果結果由你負責，你就有立場把目標、分工、時間表講清楚，讓所有人知道誰要在什麼時間以前完成什麼。把話講到這個程度，對方會知道你要的是明確交付，也比較不會覺得被命令。
Q5：會議上大家都點頭了，為什麼還是沒人行動？
因為口頭上的同意，常常只是「聽起來有共識」，每個人腦中的版本並不一樣。會議最後要指定負責人、列出時程節點與交付項目，並在會後用文字確認一次。少了這一步，大家就只能憑自己的理解行動，最後變成互相等待。
延伸閱讀
如果你的團隊也常常在跨部門協作、會議表達或向上溝通中卡住，
Nina Voice 表達影響力學院提供企業溝通訓練，
從釐清目標、組織重點到清楚表達，建立團隊可實際運用的溝通方法。
20 年、2000 場以上的活動主持經驗，Nina 熟悉高壓現場的穩定表達與即時控場。
→ 企業內訓與合作洽詢：https://voicewithnina.tw/service/