主管交代事情不清楚怎麼辦？先別急著猜，把模糊指令問清楚
主管交代事情不清楚，別急著猜。先整理資訊、釐清需求，再帶著方案確認，減少做錯方向又重來。
主管交代事情不清楚怎麼辦？先別急著猜，把模糊指令問清楚
主管交代事情不清楚，最怕的就是你不敢問，只能靠自己猜。結果忙了半天，主管一句「這不是我要的」，整份又得重來。
更麻煩的是，有些人不是不想確認，而是以前問過幾次，主管的反應讓他開始覺得：
「是不是我問太多，看起來很笨？」
「主管會不會覺得我都沒有自己思考？」
甚至還遇過主管直接回：「這個也要問？那我請你來做什麼？」
久了之後，收到模糊的指令，第一個反應就變成緊張，然後開始拚命猜主管到底想要什麼。
但有一個觀念，我很希望先幫你拿掉：
確認，不代表你笨。
如果因為害怕被嫌棄，什麼都不問，最後整個方向做錯，反而浪費更多時間。
工作要做得對，前提是你手上有足夠的資訊。資訊不夠，就要想辦法把缺的部分問回來。
為什麼主管交代事情總是模稜兩可？
有時候，我們會很生氣：
「為什麼不能一開始就講清楚？」
但主管講得不清楚，不一定代表他故意刁難你。
有可能他腦中的資訊比你多，所以省略了很多他以為你知道的內容；也有可能這件事情連他自己都還在思考，只有一個大概的方向，還沒有整理成非常明確的做法。
所以與其一直猜「主管到底在想什麼」，不如先把他已經說出的內容整理清楚。
先把模糊的地方拆開來看，哪些已經確定，哪些還需要確認。
我在教溝通時很常提醒大家，我們很難在接收到大量資訊的當下，就立刻把所有事情想清楚。
先停一下，重新整理剛剛聽到的內容，通常會更容易抓到重點。
尤其如果你已經因為主管的語氣開始緊張，更需要先處理自己的狀態。
第一步：先安頓自己，不要在慌亂中急著回答
主管突然丟下一句：
「這份簡報再調整一下。」
你問：「要往哪個方向調整？」
他卻回你：「你先想一下啊。」
這時候很容易瞬間緊張。
「完了，他是不是覺得我很笨？」
「我是不是應該馬上知道答案？」
然後一急，大腦反而更難思考。
這時不必急著馬上回答。
你可以先深呼吸幾次。如果情緒還是很滿，就暫時把注意力移到周遭環境，看看眼前的物品是什麼顏色。
比如白色的牆、黑色的桌子、灰色的椅子。
讓注意力先從「主管是不是在嫌我」移開。
等自己稍微穩定之後，再回來處理眼前真正的問題。
現在真正要處理的是兩件事：
我到底收到什麼資訊？還缺什麼？
第二步：把主管說的話重新整理一次
情緒稍微穩定後，先回到主管實際說了什麼。
先把自己的猜測拿掉，只看目前確定發生的事。
例如：
「主管說這份簡報要再精簡一點，希望星期五之前完成。」
這就是目前你確定知道的事實。
接下來再看看，哪些地方其實還是模糊的。
「精簡」是什麼？
頁數變少？
文字變少？
簡報時間縮短？
還是主管覺得現在的重點太多，希望重新整理內容？
很多我們以為已經聽懂的說法，真的拆開來看，才會發現彼此理解的可能完全不是同一件事。
這也是為什麼我會建議把主管的話重新複述一次。
你可以說：
「我確認一下，我剛剛聽到的是，這份簡報星期五前要完成，內容希望再精簡一些，對嗎？」
複述的目的，是確認你跟主管理解的是不是同一件事，不只是把他的話再念一次。
這個做法也能讓自己稍微慢下來，爭取整理思緒的時間。
如果你本來很容易因為害怕主管不耐煩而不敢亂問，這一步尤其重要。
問題不需要一次全部丟出去。先把已經理解的部分確認好，再問還不確定的地方就可以。
第三步：先盤點自己缺少什麼，不要直接問「我要怎麼做？」
接下來，先問自己：
「如果我要完成這件事情，我現在還缺什麼資訊？」
這裡可以借用 SMART 的概念，檢查主管話裡有哪些條件還不夠明確。
例如：
「盡快」到底是哪一天？
「簡單一點」是幾頁？還是簡報時間要縮短？
「再完整一點」是要補數據、補案例，還是補執行方案？
「重要客戶」指的是哪些客戶？
不用把每件事都問得像合約一樣精確。
你真正要抓的是：
哪些資訊如果不知道，會直接影響工作方向？
再看看手上的條件夠不夠：資料齊不齊、需不需要其他部門協助、自己有沒有決策權，以及這件事跟其他工作的優先順序、期限是否衝突。
當你把這些整理出來，下一次開口就不會只剩一句：
「主管，那我要怎麼做？」
因為這句話等於又把「要怎麼做」整個丟回主管決定。
第四步：確認主管希望這件事最後達成什麼結果
資訊整理得差不多之後，再問自己：
主管為什麼現在要我做這件事情？
例如主管說：
「這份簡報再精簡。」
他的需要可能是因為高層只有 10 分鐘可以聽。
也可能是他覺得目前資訊太多，決策重點反而不明顯。
兩個都是「精簡」，做法卻完全不同。
除了主管說了什麼，也要確認他希望這件事情最後產生什麼結果。
我在課程裡也很常提醒學員：主管說出口的做法，不一定等於他真正想解決的問題。
如果只停在「他叫我把這件事做好」，事情就算做完了，也可能還是跟主管期待的不一樣，因為你們一開始沒有把目標對清楚。
當然，我們不可能百分之百讀懂主管的心。
你不需要猜中主管心裡唯一的答案。
先整理出兩、三個合理方向，再拿去跟他確認就可以。
第五步：帶著方案去確認，再用 ART 對齊執行條件
到這裡，你再去問主管時，手上已經有自己的判斷，不會只剩一句：
「主管，那你要我怎麼做？」
而是帶著自己的思考去確認。
例如：
「我理解這次主要是希望高層可以更快抓到決策重點。我目前想到兩個方向，一個是把背景資料縮短，保留完整方案；另一個是整份控制在 10 頁內，只留下結論跟建議。你比較希望往哪個方向？」
主管看到的會是：你已經做過思考，也有自己的方案，現在只是需要他確認方向。
如果事情還牽涉到執行條件，就再用 ART 檢查三件事：Aim 是目標，Resource 是手上的資源與支援，Timetable 是完成時間。
例如：
「如果我們維持星期五完成，我需要業務部門在星期三以前提供數據。如果這部分來不及，我可以先用目前資料做第一版，或是把完整版延到下星期二。你比較希望哪一個？」
原本模糊的要求，到這裡就會變成幾個可以直接討論的工作條件。
這樣問，不是在挑戰主管，也不需要逼他承認自己沒講清楚。你只是把缺少的條件補齊，讓雙方比較容易做決定。
講完不要算了，記得用文字再確認一次
口頭確認完，我還會多做一步：
寫下來，發過去。
不用寫成很正式的會議紀錄，一封 Email 或一段訊息就可以。
例如：
「主管，跟您確認剛才討論的簡報調整方向：這次目標是讓高層在 10 分鐘內掌握決策重點，我會先縮短背景資料、保留方案與建議，星期五下班前完成。業務數據會請 A 部門於星期三前提供。如果哪裡跟剛才討論的不一致，再請您跟我說，我會再調整。」
寫下來的時候，你自己也會再核對一次有沒有理解錯。
過幾天工作一多，雙方也不用重新靠記憶回想：
「我們那天到底講了什麼？」
職場上很多重做，問題未必出在誰能力不好，而是大家把「有講過」當成「有共識」。
所以下次主管講得很模糊時，不用急著證明自己反應很快。
把已知和未知整理清楚，想過可能的方向，再帶著方案回去確認，就已經比硬猜有效很多。
與其因為不敢問，最後整份重做，不如一開始多花幾分鐘把方向確認清楚。
常見問題 FAQ
主管交代事情不清楚，我一直問會不會讓他覺得我能力不好？
不一定，關鍵比較在你怎麼問。
如果直接問「我要怎麼做？」，主管可能會覺得你把問題又丟回來。先整理自己的理解，再提出可能方案請他確認，主管比較容易看見你已經先思考過。
主管很忙、沒時間回答問題，怎麼確認工作方向？
這時可以先把需要主管回答的問題縮小。
與其一次丟五、六個開放式問題，不如整理成一到兩個真的需要主管決定的選項。
例如：
「目前可以 A 或 B，如果星期五一定要完成，我建議 A，你確認可以嗎？」
這樣主管就比較容易直接回答。
怎麼用 SMART 釐清主管的模糊指令？
SMART 不需要每一項都完整套用，可以把它當成檢查工具，看看哪些資訊還太模糊。
例如「盡快」可以確認期限，「做好一點」可以確認完成標準，「增加成果」可以確認期待的具體結果。
只要把那些會影響執行的模糊說法問得更具體就可以。
主管自己也不知道要什麼，該怎麼辦？
這時如果一直追問「所以你到底要什麼」，通常也很難問出答案。
你可以先理解這件工作的目的，再整理兩、三個可能方案，說明各自需要的資源、時間與可能結果。
這樣主管反而比較容易從具體方案裡選一個方向。
跟主管確認完工作內容，為什麼還需要文字紀錄？
因為口頭說過的內容，很容易因為記憶不同、彼此理解不同，過幾天就出現落差。
把目標、分工、資源和期限寫下來，雙方可以再核對一次。之後如果方向有變，也比較容易回頭確認當時到底談了什麼。
延伸閱讀
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